PARTNER- UND SPONSORINGBEDINGUNGEN

Diese Bedingungen gelten für Verträge über Sponsoring-, Partner-, Aussteller- und vergleichbare Leistungen im Zusammenhang mit Veranstaltungen der D+S Automotive GmbH, Bismarckstraße 142 (Tectrum-Tower), 47057 Duisburg, Deutschland, nachfolgend „Veranstalter“ genannt.

Sie gelten ausschließlich gegenüber Unternehmern im Sinne des § 14 BGB, juristischen Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtlichen Sondervermögen.

Abweichende Geschäftsbedingungen des Vertragspartners finden keine Anwendung, sofern der Veranstalter ihrer Geltung nicht ausdrücklich zugestimmt hat.

Ein Vertrag kommt durch schriftliche oder in Textform erfolgende Annahme eines Angebots, durch Unterzeichnung einer Vereinbarung oder durch eine entsprechende Auftragsbestätigung zustande.

Maßgeblich für Art und Umfang der gebuchten Leistungen sind das jeweilige Angebot, die Auftragsbestätigung und gegebenenfalls ergänzende Leistungsbeschreibungen.

Der konkrete Leistungsumfang richtet sich nach dem jeweils gebuchten Partner- oder Sponsoringmodell.

Leistungen können insbesondere umfassen:

• Präsenz als Partner oder Sponsor
• Logo- und Markenintegration
• Stand- oder Präsentationsflächen
• Speaking Slots oder Panelteilnahmen
• Tickets oder Teilnehmerkontingente
• Kommunikationsleistungen
• Einbindung in Veranstaltungsmedien
• Event-App-Präsenz
• digitale oder physische Werbemittel
• individuelle Sonderleistungen

Ein Anspruch auf Leistungen, die nicht ausdrücklich vereinbart wurden, besteht nicht.

Soweit ein Speaking Slot, Vortrag oder eine Panelteilnahme vereinbart wurde, stimmt der Vertragspartner Thema, Titel, Sprecher und Inhalte rechtzeitig mit dem Veranstalter ab.

Der Veranstalter ist berechtigt, redaktionelle oder organisatorische Anpassungen zu verlangen, soweit dies zur Sicherung des fachlichen Charakters, der Qualität oder des Veranstaltungsablaufs erforderlich ist.

Ein gebuchter Sponsoring- oder Partnerstatus begründet keinen Anspruch darauf, Inhalte uneingeschränkt werblich oder vertrieblich auszurichten.

Der Veranstalter kann einen vorgeschlagenen Sprecher oder Inhalt aus sachlichen Gründen ablehnen und eine geeignete Alternative verlangen.

Der Vertragspartner stellt alle für die vereinbarten Leistungen erforderlichen Informationen, Daten und Materialien rechtzeitig zur Verfügung.

Hierzu können insbesondere gehören:

• Firmenlogo
• Unternehmensbezeichnung
• Speakername und Funktion
• Portraitfoto
• Vortragstitel
• Präsentationsdaten
• Standinformationen
• Werbemittel
• Ansprechpartner

Vom Veranstalter kommunizierte Deadlines sind einzuhalten.

Bei verspäteter Bereitstellung besteht kein Anspruch darauf, dass sämtliche vereinbarten Kommunikations- oder Produktionsleistungen noch vollständig umgesetzt werden können.

Der Vertragspartner räumt dem Veranstalter für die Dauer der Zusammenarbeit sowie für die veranstaltungsbezogene Nachberichterstattung die erforderlichen einfachen, nicht ausschließlichen Nutzungsrechte an den bereitgestellten Logos, Marken, Bildern, Texten und sonstigen Materialien ein.

Die Nutzung darf insbesondere erfolgen:

• auf der Veranstaltungswebsite
• in Programm- und Informationsmaterialien
• in Präsentationen
• in Social-Media-Kommunikation
• in Newslettern
• in Presse- und Nachberichterstattung
• in Veranstaltungs- und Recap-Materialien

Der Vertragspartner sichert zu, dass er über die hierfür erforderlichen Rechte verfügt und durch die vertragsgemäße Nutzung keine Rechte Dritter verletzt werden.

Soweit eine Stand- oder Ausstellungsfläche vereinbart ist, richten sich Lage, Größe und Ausstattung nach der jeweiligen Buchung und den organisatorischen Gegebenheiten vor Ort.

Der Veranstalter kann aus organisatorischen, technischen oder sicherheitsbezogenen Gründen eine vergleichbare Standposition zuweisen, sofern dies für den Vertragspartner zumutbar ist.

Auf- und Abbauzeiten sowie Sicherheits-, Brandschutz- und Hausordnungsbestimmungen des Veranstalters und der Veranstaltungsstätte sind einzuhalten.

Zusätzliche Leistungen, insbesondere Strom, Technik, Mobiliar, Internet, Sonderbauten oder Catering, sind nur enthalten, soweit dies ausdrücklich vereinbart wurde.

Zusätzliche oder individuell beauftragte Leistungen können gesondert berechnet werden.

Dies gilt insbesondere für:

• Sonderproduktionen
• individuelle Technik
• zusätzliche Ausstattung
• Druckerzeugnisse
• Sonderbauten
• zusätzliche Tickets
• externe Dienstleister
• kurzfristige Änderungswünsche

Fremdkosten, die auf ausdrücklichen Wunsch des Vertragspartners entstehen oder nach Beauftragung nicht mehr storniert werden können, sind vom Vertragspartner zu tragen.

Es gelten die im jeweiligen Angebot oder Vertrag ausgewiesenen Nettoentgelte zuzüglich der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer.

Rechnungen sind innerhalb der jeweils vereinbarten Zahlungsfrist ohne Abzug zahlbar.

Soweit nichts anderes vereinbart ist, ist der Veranstalter berechtigt, die vollständige Zahlung vor Veranstaltungsbeginn zu verlangen.

Bei Zahlungsverzug gelten die gesetzlichen Vorschriften.

Eine Stornierung bedarf der Textform. Maßgeblich ist der Zugang der Stornierung beim Veranstalter.

Bei einer Stornierung werden folgende pauschalierte Stornierungsentgelte berechnet:

• bis 12 Wochen vor Veranstaltungsbeginn: 25 % des vereinbarten Nettoentgelts
• weniger als 12 bis 8 Wochen vor Veranstaltungsbeginn: 50 %
• weniger als 8 bis 4 Wochen vor Veranstaltungsbeginn: 75 %
• weniger als 4 Wochen vor Veranstaltungsbeginn: 100 %

Bereits entstandene oder nicht mehr stornierbare Fremd- und Zusatzkosten werden zusätzlich in tatsächlicher Höhe berechnet.

Dem Vertragspartner bleibt der Nachweis vorbehalten, dass dem Veranstalter kein oder ein wesentlich geringerer Schaden entstanden ist.

Dem Veranstalter bleibt der Nachweis vorbehalten, dass ein höherer Schaden entstanden ist.

Eine Übertragung des Vertrags auf ein anderes Unternehmen bedarf der vorherigen Zustimmung des Veranstalters.

Die Zustimmung darf aus sachlichen Gründen verweigert werden, insbesondere wenn das Ersatzunternehmen nicht zum fachlichen Charakter der Veranstaltung passt, bestehende Exklusivitäten verletzt oder organisatorische Gründe entgegenstehen.

Der Veranstalter ist berechtigt, aus sachlichen Gründen organisatorische Änderungen vorzunehmen, insbesondere hinsichtlich:

• Ablauf
• Raumplanung
• Bühnenbelegung
• Standpositionen
• Zeitfenstern
• technischen Rahmenbedingungen

Voraussetzung ist, dass der wesentliche Charakter der vereinbarten Partner- oder Sponsoringpräsenz erhalten bleibt.

Änderungen von Programm, Agenda oder einzelnen Referenten stellen grundsätzlich keinen Rücktrittsgrund dar, sofern der Gesamtcharakter der Veranstaltung erhalten bleibt.

Fällt ein konkret vereinbarter Speaker Slot aus Gründen aus, die der Vertragspartner zu vertreten hat, besteht kein Anspruch auf Ersatz oder Minderung.

Kann ein vereinbarter Speaking Slot aus Gründen, die der Veranstalter zu vertreten hat, nicht stattfinden, wird der Veranstalter nach Möglichkeit eine angemessene Ersatzleistung anbieten.

Muss die Veranstaltung vollständig abgesagt werden, werden bereits gezahlte Entgelte für noch nicht erbrachte Leistungen grundsätzlich erstattet.

Bereits individuell erbrachte Leistungen oder nicht mehr stornierbare Fremdkosten können hiervon abgezogen werden, soweit dies im Einzelfall rechtlich zulässig ist.

Wird die Veranstaltung auf einen anderen Termin verlegt, bleibt der Vertrag grundsätzlich bestehen.

Ist die Teilnahme am Ersatztermin für den Vertragspartner aus nachvollziehbaren Gründen nicht möglich, werden die Parteien eine angemessene Lösung anstreben. Diese kann insbesondere in einer Übertragung auf eine andere Veranstaltung, einer Ersatzleistung oder einer anteiligen Rückerstattung bestehen.

Kann die Veranstaltung aufgrund höherer Gewalt oder sonstiger vom Veranstalter nicht zu vertretender außergewöhnlicher Umstände nicht, nicht vollständig oder nur in veränderter Form durchgeführt werden, ist der Veranstalter berechtigt, die Veranstaltung abzusagen, zu verlegen oder anzupassen.

Hierzu zählen insbesondere:

• Naturereignisse
• behördliche Verbote oder erhebliche Einschränkungen
• Krieg oder Terrorlagen
• Epidemien oder Pandemien
• erhebliche Störungen von Energie-, Verkehrs- oder IT-Infrastruktur
• vergleichbare außergewöhnliche Ereignisse

Die finanziellen Folgen richten sich nach den gesetzlichen Vorschriften und den tatsächlich bereits erbrachten bzw. nicht mehr stornierbaren Leistungen.

Während der Veranstaltung können Foto-, Video- und Tonaufnahmen erstellt werden.

Der Vertragspartner erklärt sich damit einverstanden, dass seine Veranstaltungspräsenz, insbesondere Stand, Logos, gebrandete Flächen und öffentlich auftretende Vertreter, im Rahmen der Veranstaltungsdokumentation und Nachberichterstattung abgebildet werden können, soweit dies rechtlich zulässig ist.

Für gezielte Portrait-, Interview- oder vergleichbare Aufnahmen können ergänzende Einwilligungen erforderlich sein.

Der Veranstalter schuldet die vereinbarten Leistungen, jedoch keinen bestimmten wirtschaftlichen Erfolg.

Insbesondere werden keine Garantien übernommen für:

• bestimmte Besucherzahlen
• konkrete Anzahl von Leads
• Geschäftsabschlüsse
• Reichweiten
• Medienresonanz
• konkrete Kontaktzahlen

Prognosen oder Erfahrungswerte stellen keine zugesicherten Eigenschaften dar, sofern sie nicht ausdrücklich schriftlich als solche vereinbart wurden.

Ein Anspruch auf Branchen- oder Wettbewerberausschluss besteht nur, wenn dies ausdrücklich vereinbart wurde.

Ohne ausdrückliche Exklusivitätsvereinbarung ist der Veranstalter berechtigt, auch konkurrierende Unternehmen als Partner, Sponsoren oder Aussteller zuzulassen.

Der Veranstalter und die jeweilige Veranstaltungsstätte üben das Hausrecht aus.

Der Vertragspartner und seine Mitarbeitenden haben sämtliche Sicherheits-, Hausordnungs- und Veranstaltungsregeln einzuhalten.

Bei erheblichen Verstößen kann der Veranstalter den Vertragspartner oder einzelne Vertreter von der Veranstaltung ausschließen.

Der Veranstalter haftet unbeschränkt:

• bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit
• bei Schäden aus der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit
• in den Fällen zwingender gesetzlicher Haftung

Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht ist die Haftung auf den vertragstypischen, bei Vertragsschluss vorhersehbaren Schaden begrenzt.

Im Übrigen ist die Haftung für leicht fahrlässig verursachte Schäden ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig.

Die Haftungsbeschränkungen gelten entsprechend zugunsten der gesetzlichen Vertreter, Mitarbeitenden und Erfüllungsgehilfen des Veranstalters.

Der Vertragspartner ist für von ihm oder seinen Dienstleistern eingebrachte Gegenstände, Technik, Exponate und sonstige Materialien selbst verantwortlich.

Eine Verwahrungspflicht des Veranstalters besteht nur, wenn dies ausdrücklich vereinbart wurde.

Der Vertragspartner haftet nach den gesetzlichen Vorschriften für Schäden, die durch ihn, seine Mitarbeitenden, Beauftragten oder eingebrachten Gegenstände verursacht werden.

Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten ergeben sich aus der Datenschutzerklärung des Veranstalters und gegebenenfalls ergänzenden Datenschutzhinweisen zur jeweiligen Veranstaltung.

Soweit der Vertragspartner personenbezogene Daten von Mitarbeitenden, Speakern oder anderen Personen an den Veranstalter übermittelt, stellt er sicher, dass dies rechtmäßig erfolgt und die betroffenen Personen erforderlichenfalls informiert wurden.

Soweit im Rahmen der Zusammenarbeit ausdrücklich als vertraulich gekennzeichnete oder nach den Umständen erkennbar vertrauliche Informationen ausgetauscht werden, sind diese vertraulich zu behandeln.

Nicht erfasst sind Informationen, die öffentlich bekannt sind oder ohne Verstoß gegen diese Verpflichtung öffentlich bekannt werden.

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland.

Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit dem Vertragsverhältnis ist, soweit gesetzlich zulässig, Duisburg.

Änderungen und Ergänzungen individueller Vereinbarungen sollen in Textform erfolgen.

Sollten einzelne Bestimmungen dieser Bedingungen unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.

Anstelle der unwirksamen Bestimmung gelten die gesetzlichen Vorschriften.

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